การบริหารงานคุณภาพในองค์กร: การวางแผน

การวางแผน

(Planning)

วันนี้อยากจะคุยกันเรื่องการวางแผนการบริหารจัดการองค์กร เพราะในหลายองค์กรที่เราเข้าไปบรรยายและเป็นที่ปรึกษาให้กับองค์กรต่างๆ พบว่ามีเป็นจำนวนมากที่ไม่มีการวางแผนการจัดการองค์กรของตนเองให้เป็นระบบ และสอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กร สุดท้ายก็ต้องหาฝ่ายงานที่รับผิดชอบเป็นแพะบูชายันต์ “ฝ่ายงานนโยบายและแผน” เป็นหน่วยงานแรกที่ถูกจับ “บูชายันต์” ให้กับผู้บริหารที่ยังขาดความเข้าใจด้านการวางแผนบริหารจัดการองค์กรที่เป็นระบบอย่างแท้จริง

การวางแผน หมายถึง การมองไปข้างหน้า พร้อมกับข้อมูลที่มีการศึกษาค้นคว้า มาเป็นอย่างดี ซึ่งการวางแผนการจัดการมักจะเป็นบทสรุปของสิ่งที่มีความสำคัญ และเป็นประเด็นที่เกี่ยวข้องกับอนาคตที่ดีขององค์กร และเป็นเป้าหมายในการทำงานทั้งระยะสั้นและระยะยาว

ดังนั้น การวางแผนจำเป็นอย่างมากที่จะต้องมีการพิจารณาถึงทรัพยากรมนุษย์ทั้งด้านกายภาพที่มีอยู่ปัจจุบัน และทักษะความรู้ ความสามารถที่เป็นจุดเด่นของทีมงานหลัก เพื่อให้การวางแผนงานทุกอย่างสามารถปฎิบัติได้ที่องค์กรคาดหวัง และมีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งการกำหนดฟังก์ชั่นของการจัดการขั้นพื้นฐาน ซึ่งรวมถึงการกำหนดแผนการบรรลุความสำเร็จอย่างที่องค์กรต้องการภายใต้ทรัพยากรที่มีอยู่

ดังนั้น การวางแผน จึงเป็นสิ่งที่สร้างแรงจูงใจให้มีการคิด รูปแบบ กระบวนการ ของภาระกิจองค์กรอย่างเป็นระบบ และสามารถปฎิบัติได้จริง “ไม่ใช่การคาดเดา” การวางแผนเป็นกระบวนการตัดสินใจเลือกสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับองค์กร และมีการกำหนดรูปแบบการทำงานแบบฟังก์ชั่น ที่แตกต่างกันแต่มีเป้าหมายเดียวกัน

ขั้นตอนในการวางแผนการทำงาน

การวางแผนการทำงานสำหรับองค์กรที่ต้องการมีระบบการบริหารจัดการที่ดี มีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. การกำหนดวัตถุประสงค์

1.1 การวางแผนจำเป็นจะต้องมาจากการะดมสมองจากผู้เชี่ยวชาญในแต่ละสาขาขององค์กร และมีกระบวนการคิดอย่างเป็นระบบ (ไม่ใช่ใครเสียงดัง ใครตำแหน่งใหญ่ ก็พูดอยู่คนเดียว)

1.2 การวางแผนเริ่มต้นด้วยการตั้งค่าเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่จะประสบความสำเร็จ

1.3 การกำหนดวัตถุประสงค์จะต้องมีความสอดคล้องกับเหตุและผลสำหรับการดำเนินกิจกรรมหลักต่างๆ และสามารถบ่งบอกถึงทิศทางของเป้าหมายที่จะดำเนินการได้

1.4 การกำหนดวัตถุประสงค์จำเป็นจะต้องเป็นเรื่องที่ปฎิบัติได้จริง เป็นภาษาที่เข้าใจง่าย ช้ดเจน และมีขอบเขตการปฎิบัติงานที่ชัดเจน สอดคล้องกับศักยภาพของทีมงานหลัก

1.5 การกำหนดวัตถุประสงค์จะต้องมีหน่วยวัด หรือ หน่วยนับในเชิงปริมาณ เช่น มีกำไรเพิ่มขึ้น 30% ภายใน 2 ปี มีการประกวดระดับชาติและได้รับรับรางวัลชนะเลิศ ภายใน 3 ปี เป็นต้น

2. การกำหนดการวางแผนอย่างเป็นระบบ

2.1 การวางแผนจะต้องมีสมมติฐานเกี่ยวกับรูปแบบ และเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

2.2 ข้อมูลพื้นฐานจะต้องสอดคล้องกับกลยุทธ์กับองค์กร และตอบสนองต่อวัตถุประสงค์ ขององค์กรที่ชัดเจน

2.3 การกำหนดแผนจะต้องมีการกำหนดแนวโน้มความเบี่ยงเบนของแผนขณะที่ได้มีการดำเนินงานจริงๆ และพยามค้นหาสาเหตุของการเบี่ยงเบนเหล่านั้น ด้วยตัวชี้วัดความเสี่ยง และตัวชี้วัดความสำเร็จขององค์กร

2.4 การสร้างจินตภาพ (Scenario Planing) คุณและทีมงานจะต้องมีการสร้างภาพในอนาคตว่าจะเกิดอุปสรรคอะไรบ้าง? จะแก้ปัญหาด้วยวิธีไหน และอย่างไร?

2.5 การวางแผนจะต้องมีการศึกษาปัจจัยทั้งจากภายใน และปัจจัยภายนอกที่จะมากระทบต่อวัตถุประสงค์ เช่น นโยบายการลงทุน ความสัมพันธ์ของพันธมิตรกับองค์กร ปรัชญาในการทำงาน การเปลี่ยนแปลงของสภาวะเศรษฐกิจภายนอก

3. การกำหนดแผนระดับองค์กร จะต้องเป็นที่ยอมรับของทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

3.1 การกำหนดแผนระดับองค์กรจะต้องเป็นที่ยอมรับของทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ที่จะต้องมีความเข้าใจเป้าหมายของแผน กระบวนการปฎิบัติงาน วิธีการเดียวกัน

3.2 การกำหนดวัตถุประสงค์ของแต่ละแผนการจะต้องมีการประเมินข้อดี และข้อเสียภายใต้ทรัพยากรที่มีอยู่ในปัจจุบัน และสอดคล้องกับสถานการณ์

3.3 มีการวิเคราะห์เชิงปริมาณเกี่ยวกับความสำเร็จของแผนที่ชัดเจน กำหนดล่วงหน้า ทุกหน่วยงานยอมรับในเงื่อนไขการวัดเชิงปริมาณ ที่เลือกใช้

3.4 มีการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับแผนระดับองค์กรที่ชัดเจน

3.5 มีการระบุตารางเวลาการทำงาน และลำดับขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน เชื่อถือได้

3.6 มีการกำหนดหลักเกณฑ์ของแผน งบประมาณในแต่ละหน่วยงาน ระยะเวลา เป้าหมายความสำเร็จ ฯลฯ ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

4. กระบวนการติดตาม/ประเมินผลของแผน

4.1 มีการกำหนดระยะเวลาที่จะติดตามวิธีการปฎิบัติ เป้าหมายที่สำเร็จ ระดับความก้าวหน้าของแผนที่ชัดเจน

4.2 มีการกำหนดเงื่อนไขที่จะใช้ประเมินผลด้านความเสี่ยง และการเบี่ยงเบนของเป้าหมาของแผนที่กำหนดไว้

4.3 มีขั้นตอนการสร้างความเชื่อมโยงระหว่างแผนและการควบคุมฟังก์ชั่นของแผนที่ชัดเจน

ที่กล่าวมานี้ทั้งหมดเป็นรูปแบบของการจัดการก่อนมีการวางแผน ระหว่างการวางแผน และหลังจากที่ได้มีการประกาศใช้แผนงานระดับองค์กรขึ้นมาแล้ว ซึ่งเราเชื่อว่าหลายๆ ท่านคงจะไม่เห็นด้วยและบอกว่าทำไมต้องทำอะไรให้มันยุ่งยากขนาดนี้ เพราะแผนในอดีตก็วางมาดีแล้วถึงได้สำเร็จมาจนถึงทุกวันนี้ ถ้าท่านที่พูดแบบนี้เป็นผู้บริหาระดับสูงขององค์กร และมีวิสัยทัศน์ที่สั้นแค่นี้ เราก็ขอ “RIP” ให้กับองค์กรนั้นๆ เลยครับ

ขอให้ทุกๆ ท่านพยามนำหลักเกณฑ์เบื้องต้นเหล่านี้ไปใช้ประกอบการในการวางแผนการบริหารจัดการองค์กรของท่านให้ประสบความสำเร็จ ถ้าองค์กรของท่านยังไม่เคยตรวจสอบการวางแผนแบบตัวอย่างด้านบนขอให้ลองมาทำการทดสอบดูว่ามีครบทุกข้อหรือไม่?